Consejos para el manejo efectivo del correo electrónico

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El mayor enemigo de la productividad es el correo electrónico. Aprende tres técnicas sencillas para hacerlo que funcione a tu favor

Muchos pasamos horas del día trabajando desde nuestro programa de correo electrónico. Continuamente estamos leyendo y respondiendo correos. Y lo peor de todo es que nunca logramos dominarlo. Salimos de la oficina cada noche con decenas, si no cientos, de correos sin responder.

¿Qué sucede cuando no abrimos margen para la reflexión, la planificación y la innovación? Destruimos el proceso de mejora continua en nuestra empresa, minimizamos la innovación y damos un golpe mortal a la creatividad.

Quiero mostrarte los principios que considero correctos para el manejo del correo electrónico. De esa manera, este funcionará para ti y no tú serás esclavo de él.

Recuerda siempre que si trabajas desde el correo electrónico estás trabajando para las prioridades de otro, no por las tuyas.

#1 – Sólo revisa tu bandeja de entrada del correo electrónico dos veces al día… y por un máximo de 30 minutos en cada ocasión.

Sé que sonará imposible, pero confía en mí por un momento. Te voy a explicar exactamente cómo funciona. Los 30 minutos tienen un proceso específico que te explicaré en el punto #2.

El concepto es sencillo: No puedes trabajar desde tu correo electrónico. No puedes trabajar para cumplir las prioridades de otros. Reserva en tu calendario dos bloques de 30 minutos cada uno. La manera en que yo lo hago es uno a las 8 a.m. (al llegar a la oficina) y otro a las 5 p.m. (antes de salir de la oficina).

#2 – Sigue exactamente el siguiente proceso en ambos bloques de 30 minutos que reservaste para revisar tu correo electrónico.

Para seguir este proceso necesitas crear 2 carpetas:

• Carpeta 1: “Archivo”: Esta carpeta funcionará como un archivo de los correos que contienen información importante que puedas necesitar en el futuro.

• Carpeta 2: “Seguimiento”: Esta carpeta almacenará todos los correos electrónicos que requieren tu atención.

El proceso se inicia abriendo tu programa de correo electrónico. Luego abres el primer email. Un punto importante es que en este proceso no hay priorización de correos, simplemente abre el primer email que tienes en la bandeja.

Luego sigue el siguiente proceso de acuerdo a su importancia: leer, borrar, archivar, delegar o mover a la carpeta “Seguimiento”.

Los únicos correos que responderás son los que te tomen menos de dos minutos en responder. Todo lo demás, nuevamente, borrar, archivar, delegar o mover a la carpeta “seguimiento”.

#3 – Reserva 1 o 2 horas al día para responder los correos de la carpeta “Seguimiento”.

Con cada correo que reviso sigo el siguiente proceso:

1- ¿Responder este correo necesita 15 minutos o menos? = Respondo.

2- ¿Necesita más de 15 minutos? = Creo una “reunión” en mi agenda con el tiempo estimado para completar la tarea.

3- Sigo al siguiente email.

Sigue este proceso y multiplicarás tu productividad en tu trabajo o negocio. ¿Y qué harás con todo el tiempo libre que antes invertías en el correo electrónico? Inviértelos en tareas más productivas como pensar, reflexionar, planificar nuevos proyectos, o simplemente sal más temprano de la oficina para estar con tu familia o amigos.

Con información de Liderazgo Hoy

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Acerca del Autor

Victor Hugo Manzanilla

Nacido en Estados Unidos pero criado en Venezuela. Fundador de Liderazgohoy.com. Experto en temas de liderazgo, gerencia y mercadeo. Autor del libro “Despierta tu héroe interior”. Disfruta la fotografía, escribir, correr y practicar ciclismo de montaña.