Debido al impacto ambiental que ocasiona, al costo que produce el uso de documentos impresos y al espacio que ocupa, cada vez es más habitual el método de digitalizar documentos. Actualmente las empresas, en su mayoría, han optado por utilizar la tecnología para convertir un papel en una imagen que pueda ser almacenada en una computadora o un dispositivo móvil.
Pasos para digitalizar un contrato
Este es un proceso tecnológico que consiste en convertir el documento físico en su totalidad en una imagen digital, empleando tecnología como escáner, cámaras o un celular, lo cual convertirá dicho papel en digital y podrá ser almacenado en la nube, una USB, una computadora o un dispositivo móvil sin ocupar espacio físico
Con este método la administración de documentos de nuestro negocio se facilita de forma eficiente al disminuir los errores que se podrían generar con el método tradicional. La digitalización de documentos también nos permite acceder a ellos en cualquier lugar y en cualquier momento sin necesidad de cargar una gran cantidad de hojas
El proceso no es complicado, sólo será necesario realizar una auditoría de los documentos impresos, categorizarlos, nombrar los archivos y elegir el tipo de almacenamiento (PDF o Word).
Lo primero es descargar e instalar en el dispositivo el programa Adobe Acrobat (gratis) y seguir los siguientes pasos:
1.- Introducir el documento en el escáner.
2.- Seleccionamos el archivo y elegimos la opción “Crear PDF”
3.- Nombramos el archivo
4.- Presionamos la opción guardar
Digitalización en Word
La ventaja de digitalizar un documento con este formato es que podremos editarlo en cualquier momento. Para ello, debemos seguir los siguientes pasos:
1.- Iniciamos Microsoft OneNote
2.- Elegimos insertar imagen
3.- Insertamos la imagen
4.- Extraemos el texto de la imagen
5.- Abrimos un nuevo documento en Word
6.- Pegamos el texto en el nuevo documento
7.- Utilizando “Microsoft One Note” podremos editar los documentos todas las veces que sea necesario y así evitar transcribir todo el contenido cada vez que hagamos un cambio.
Ventajas de digitalizar contratos
Administrar contratos de forma manual puede representar un riesgo económico que las empresas no pueden permitirse correr, porque el mínimo error humano puede producir grandes pérdidas económicas.
La digitalización de documentos nos brinda múltiples ventajas, principalmente la del acceso y la edición en cualquier momento.
