Muchos empleadores ceden al exterior contratos de nómina y obligaciones tributarias correspondientes a terceros tales como proveedores de servicios de nómina (PSP, por sus siglas en inglés) y agentes que presentan informes. Los pagadores acreditados pueden ayudar a los empleadores a simplificar sus operaciones comerciales mediante la recaudación, depositando a tiempo los impuestos y presentando las declaraciones de nómina necesarias ante las autoridades estatales y federales a nombre del empleador.
Aunque la mayoría de los negocios proveen un buen servicio, desafortunadamente, hay otros que no protegen los intereses de sus clientes. Durante los últimos meses, varios individuos y compañías en todo el país han sido enjuiciados por robar los fondos destinados para el pago de impuestos sobre la nómina.
Al igual que los empleadores que manejan sus propias obligaciones de nómina, los empleadores que ceden esta función, son legalmente responsables de todos los impuestos de nómina adeudados. Esto incluye todos los impuestos federales retenidos de los ingresos, así como la porción que les corresponden pagar al empleado y empleador por concepto de seguro social e impuestos de medicare.
Para un resumen de las responsabilidades y obligaciones de agentes, agentes que presentan informes, y proveedores de servicios de nómina, vea la “Tabla de arreglo a terceros” (en inglés) en IRS.gov.
Aquí hay algunas medidas que pueden tomar los empleadores para protegerse de terceros pagadores sin escrúpulos.
• Inscríbase en el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS). El Departamento del Tesoro presta estos servicios gratuitamente. El EFTPS le brinda a los empleadores una forma segura y fácil de acceder su historial de pago cuando los depósitos son hechos bajo su número de identificación del empleado (EIN) permitiéndoles monitorear si sus terceros están cumpliendo con su responsabilidad tributaria. Esta elección también brinda la opción de realizar depósitos faltantes, así como pagar impuestos individuales o de negocios electrónicamente. Para inscribirse y obtener mas información llame al 1-800-555-4477 o visite www.eftps.gov (en inglés).
• Absténgase de substituir la dirección del tercero por la dirección del empleador. Aunque a los empleadores se les permite la opción de hacer o de aceptar un cambio, el IRS recomienda a los empleadores el continuar usando la dirección que esta en el registro de la agencia tributaria. De esa forma, garantiza que el empleador continúe recibiendo cuentas, avisos, y correspondencia relacionada con su cuenta. También ofrece a los empleadores una manera de controlar al tercero y detectar fácilmente cualquier desviación de fondos indebida.
• Contacte al IRS sobre cualquier cuenta o aviso lo antes posible. Esto es sumamente importante si esta relacionado con un pago que un empleador cree haber hecho o debía haberse hecho a través de un tercero. Llame al número en la cuenta, escríbale a la oficina del IRS que envío la cuenta, o a la línea telefónica nacional del IRS para negocios al 1-800-829-4933 o visite su oficina local.
No ponga en riesgo el pago de sus empleados. Más vale prevenir, que lamentar.
