La única forma de evitar con éxito un daño permanente a su negocio es haciendo preparativos extensos con mucha anticipación.
Cuando la mayoría de las personas piensan en administrar un negocio, lo que les viene a la mente es administrar las tareas administrativas y operativas diarias de proporcionar productos o servicios a los clientes. Si bien es cierto que la optimización de esos aspectos suele ser el principal factor determinante del éxito o el fracaso de una empresa, prepararse para algunos acontecimientos y manejarlos de manera eficaz es otro aspecto que, aunque es poco frecuente, puede hacer o deshacer una empresa en un período breve.
Las emergencias son solo eso: inesperadas y repentinas. Eso significa que es muy difícil preparar y ejecutar una respuesta con poca antelación. Resolver el problema estará en función de cuánta preparación a largo plazo haya hecho por adelantado. Es por eso que todas las empresas deben iniciar un programa integral de respuesta a emergencias. Aquí hay algunas razones por las que deberías hacer precisamente eso.
1.- Reduzca el tiempo de inactividad y permanezca en el negocio
Según la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA), casi el 40 % de las pequeñas empresas no vuelven a abrir después de experimentar un desastre. Esta estadística es la razón número uno por la que todas las empresas deben tener algún plan de emergencia para evitar un destino similar. Hay una variedad de formas en que un ERP puede reducir el tiempo de inactividad de una empresa. Ya sea que los empleados o contratistas puedan identificar y cerrar rápidamente la válvula de agua principal o tener acceso a los contratistas al ser parte de un programa de proveedores preferidos, el tema aquí es una acción rápida y decisiva. Cuando existe un plan, le da a la empresa las mejores probabilidades posibles de limitar el tiempo de inactividad y volver a las operaciones regulares.
2.- Eduque a los empleados ante emergencias
A medida que una empresa está creando su ERP, inmediatamente cosechará los beneficios de tener empleados educados. Los empleados de una empresa que están involucrados en la planificación de un ERP se encontrarán aprendiendo los conceptos básicos sobre cómo responder a las emergencias, la importancia de esta y cuál es su papel si ocurriera un desastre. Si bien las catástrofes son algo raras, una empresa puede experimentar eventos aislados más pequeños en los que esta educación y planificación rendirán grandes dividendos.
3.- Puede identificar proveedores preferidos
Un aspecto clave de un ERP es identificar a los socios que ayudarán a restablecer las operaciones regulares de un negocio. Tener una lista de varios contratistas externos con los que la empresa ya tiene relaciones ayudará a obtener el servicio lo más rápido posible. Ciertas empresas ayudan a las empresas a crear un plan de respuesta de emergencias a cambio de convertirse en un proveedor preferido. A menos que haya sido parte de un evento catastrófico, no tiene idea del volumen de llamadas que reciben los proveedores de servicios. Crear una relación con estos proveedores es extremadamente importante.
4.- Tenga una ubicación centralizada para documentos importantes ante emergencias
¿Qué sucede si no puede acceder a documentos importantes o estos son destruidos por un desastre? Esta es una pregunta seria que todos los dueños de negocios deberían hacerse, pero muchos nunca lo hacen. Tener una ubicación para guardar copias digitales de documentos importantes es un aspecto vital de un ERP. No es probable que pueda cargar todos los archivos, pero al menos los planos, la información del seguro y los documentos del sistema de seguridad contra incendios son algunos elementos imprescindibles. Estos documentos garantizan que los socorristas estén bien informados antes de ingresar a un edificio y permiten que una empresa dé instrucciones sin tener que pisar lo que a menudo es una propiedad insegura. También puede ser un excelente lugar para tener recordatorios de renovaciones para asegurarse de que no haya interrupciones en la cobertura.
5.- Mejore la seguridad y las prestaciones del seguro
Si bien hay otros beneficios de un plan de respuesta de emergencia, la razón final que daremos es que crear uno hará que cualquier entorno de trabajo sea un lugar más seguro. Saber que usted y sus empleados están lo más seguros posible es un beneficio en sí mismo, pero cuando llega el momento de renovar el seguro, su compañía de seguros también debe tomar nota. La mayoría de los operadores le pedirán un plan de seguridad general para obtener descuentos, pero sorprendentemente no le pedirán un ERP. Presentar uno sin que se lo soliciten cuando le pidan programas de seguridad seguramente impresionará a cualquier compañía de seguros.
Ahora que tiene estas razones para crear un plan de respuesta de emergencia (ERP), es posible que se pregunte cómo hacer el mejor posible. Si se dirige a Ready.gov, puede encontrar excelente información sobre cómo hacer esto. Al final del día, no necesita un ERP, hasta que lo necesite. Si ese día llega alguna vez, ese poco de preparación y planificación adicionales pueden salvar un negocio.
Entrepreneur