Por Matt Weik
Los errores de contabilidad suceden. Pero eso puede afectar más a muchos propietarios de pequeñas empresas y trabajadores independientes que acaban de comenzar su primera LLC, y desafortunadamente, esto puede conducir a muchos problemas en el futuro.
La contabilidad y el archivo de transacciones financieras no es algo que puede simplemente hacer a la ligera y pensar que estará bien a largo plazo. Debe asegurarse de hacerlo correctamente desde el principio para no tener problemas importantes.
Si bien usted mismo puede hacer la contabilidad de su negocio, puede serle mejor contratar a un contador profesional. El pequeño gasto podría ahorrarle dolores de cabeza en el futuro.
Repasemos cinco errores de contabilidad que cometen los dueños de pequeñas empresas
1. No separar las cuentas bancarias comerciales de las personales. Uno de los errores de contabilidad más comunes para los nuevos propietarios de negocios es no separar sus cuentas bancarias personales y comerciales. Si bien parece que tener solo una puede ser más fácil de administrar, DEBE separarlas.
La combinación de cuentas hará que se desespere cuando surja una pregunta sobre de dónde vino o se fue el dinero. Y a su banco no le va a gustar mucho si constantemente les pide información o aclaraciones sobre sus estados de cuenta porque no las separó antes.
Además, si alguna vez está siendo auditado, el IRS querrá ver sus reportes bancarios y documentos de respaldo. Intentar explicarles de dónde viene cada cosa no los hará felices (y eso no es algo que quiera experimentar, ya que comenzarán a investigar todo lo que haga).
Vaya a su banco y dígales que le gustaría abrir una cuenta corriente comercial. Esto le proporcionará la separación que necesita, junto con los controles específicos de su negocio.
2. Intentar calcular su declaración de impuestos por su cuenta. El IRS a menudo cambia las deducciones, lo que puede y no puede gastar, y muchos otros factores cada año. Para estar al tanto de las cosas, tomará un poco de tiempo y esfuerzo de su parte hacer su debida diligencia y leer todos los cambios. ¿Suena emocionante? Probablemente no. En pocas palabras, permita que un profesional haga sus impuestos por usted.
3. No guardar sus recibos. Vivimos en un mundo digital en estos días y rara vez queremos documentos adicionales. Sin embargo, en el caso de gastos comerciales y recibos, acostúmbrese a ello. Tener un registro en papel de sus gastos puede ahorrarle mucho tiempo en el futuro.
En los negocios, no tener recibos puede abrir una “caja de Pandora” si el IRS decide que usted es el afortunado ganador de una auditoría. Querrán ver el recibo de un gasto, saber por qué lo compró, y cuándo y cómo se está utilizando en su negocio.
4. No usar software para la contabilidad. ¿Qué cree que le conviene más para la contabilidad, lápiz y papel o una hoja de cálculo Excel? Usar un programa como QuickBooks puede hacerle la vida mucho más fácil. Puede ingresar gastos y pagos. Puede enviar facturas. Puede ver el saldo de su cuenta corriente comercial. Puede pagar a los empleados. Y la lista sigue y sigue.
En general, hay una versión descargable que solo se puede usar en el dispositivo en el que lo descargó, o puede obtener una versión en línea basada en la nube que puede usar en cualquier lugar donde tenga conexión a Internet, como su teléfono inteligente.
Otra gran razón para usar el software de contabilidad es la capacidad de ejecutar informes rápida y fácilmente. Puede verificar su estado de pérdidas y ganancias (P&L), ver cómo le va en el año hasta la fecha (YTD) y muchos otros informes útiles.
Además, puede dar acceso a su CPA, y ellos pueden extraer cualquier información que necesiten durante todo el año para ser su par de ojos extra. En general, el software de contabilidad es extremadamente útil e importante.
5. No hacer copia de seguridad de su software de contabilidad. El último en nuestra lista de errores contables es no es hacer una copia de seguridad de su software de contabilidad.
Supongamos que un día hace clic para abrir su programa de software y se bloquea. O peor aún, su computadora se bloquea por completo y pierde todo. Le va a dar un tremendo dolor de cabeza.
Si no está utilizando un software basado en la nube que lo respalde, debe tener una copia de seguridad. Considere hacer una copia de seguridad de su software de contabilidad en un disco duro externo. O mejor aún, haga una copia de seguridad en algo como su Google Drive o Dropbox.
Cuando se trata de evitar estos errores de contabilidad comunes, la preparación y la obtención de ayuda de un contador capacitado serán su salvavidas.
Con información del blog de Incfile
