Incluso en medio de la incertidumbre de 2020, el emprendimiento logró crecer. Se presentaron casi 4,5 millones de solicitudes de nuevos negocios, la mayor cantidad registrada en un solo año, un 24% más que en 2019. Este aumento en la formación de nuevas empresas significa que muchos propietarios de pequeñas empresas pronto contratarán empleados por primera vez, lo que es emocionante y estresante para estos empresarios.
Si bien hay muchas cosas a considerar al contratar a su primer empleado, comprender la nómina es clave. Cuando conozca los conceptos básicos del proceso, no solo ahorrará tiempo, sino que también podrá volver a lo que ama, su negocio, más rápido.
1. ¿Puedo pagar la nómina?
Stephanie Smith, académica de Block Advisors y fundadora de Social by Steph, sabía que necesitaba contratar ayuda si quería que su negocio creciera. «Estaba diciendo ‘no’ a las empresas debido al volumen de referencias que recibía. Aún así, me preocupaba que una gran parte de mis ingresos comenzara a pagarle a la gente para que me ayudara a administrar el trabajo adicional. Una vez que finalmente contraté la ayuda, me di cuenta de que en realidad puedo generar más ingresos al encontrar buenas personas a quienes delegar tareas «, dijo.
Lo primero que debe considerar antes de dar el salto de «emprendedor individual» a empleador es si puede permitírselo. Necesitará una sólida comprensión del flujo de caja de su empresa para determinar cuánto gastará en los salarios de los empleados y cuánto le debe al Tío Sam en impuestos sobre la nómina. Los impuestos federales sobre la nómina se dividen en tres categorías:
• Retención de impuestos: impuestos que pagan los empleados sobre sus ingresos; Los empleadores son responsables de retener el impuesto de los cheques de pago de los empleados y depositarlo en las autoridades fiscales correspondientes.
• Impuestos del empleador: los impuestos que pagan los empleadores en su totalidad, que generalmente se basan en un porcentaje de la nómina de la empresa.
• Impuestos compartidos: impuestos divididos entre un empleador y sus empleados (generalmente 50/50). El empleador debe retener las acciones de los empleados de sus cheques de pago y depositar, junto con la porción adeudada por el empleador, al IRS.
Como si eso no fuera lo suficientemente complicado, también pagará impuestos a los gobiernos estatales y locales que se encuentran dentro de cada una de las categorías anteriores.
La única excepción es si contrata a contratistas independientes. No tiene que retener ni pagar impuestos a los contratistas independientes, ya que son responsables de sus propios impuestos, pero sí tiene que cobrarles un W-9 antes de que puedan comenzar a trabajar para usted. También es posible que deba informar al IRS y declarar que pagó una compensación de no empleado al contratista independiente. Y es importante asegurarse de que realmente se clasifiquen como contratistas independientes, porque el IRS está tomando medidas enérgicas contra los empleadores que clasifican erróneamente a los empleados como contratistas independientes (hola, tarifas adicionales).
2. ¿Tengo tiempo para gestionar la nómina?
A continuación, considere cómo manejará la nómina.
Ejecutar la nómina internamente significa asumir el papel de calcular y emitir cheques de pago, administrar los impuestos (incluida la presentación de todos los formularios de impuestos correspondientes, administrar los cronogramas de informes y pagos y mantenerse al tanto de cualquier cambio de impuestos) y cumplir con todos los requisitos locales, estatales, y leyes federales. Esto puede resultar abrumador y consumir mucho tiempo. Incluso si compra software para ayudar con esta función, aún le queda haciendo el trabajo y la tarea, lo que le permite tomar más tiempo y aumentar la probabilidad de errores.
De hecho, como Inc. informó recientemente, el IRS penaliza a aproximadamente uno de cada tres dueños de negocios por errores de nómina. Se cobrarán multas e intereses en su cuenta si no recauda, declara y envía los impuestos sobre la nómina. Si no presenta un informe a tiempo, la multa es del 5% por mes de impuestos no pagados hasta un máximo del 25%. Y la multa por no cumplir con una fecha límite de pago es aún más severa y costosa.
3. ¿Tengo que buscar la ayuda de un experto?
Después de considerar el costo real de la nómina y el tiempo que lleva administrarla, determine qué tiene más sentido para su negocio. Puede ser una decisión difícil subcontratar ciertas funciones, pero si dedica más tiempo a administrar la nómina que a su negocio principal, es hora de considerar la posibilidad de obtener ayuda de expertos.
Block Advisors, un equipo dentro de H&R Block, se dedica a satisfacer las necesidades de impuestos, contabilidad y nómina de los propietarios de pequeñas empresas durante todo el año. Para más información, visite blockadvisors.com.
Con información de Brandpoint
