Un estudio reciente encontró que el empleado de oficina promedio pasa alrededor de 16 horas en reuniones cada semana. Si bien las juntas de trabajo pueden ser una gran forma de reunir y proporcionar información y actualizaciones a su equipo, es probable que, gran parte de su tiempo y el de sus compañeros se podría utilizar de manera más eficaz.
Afortunadamente, no se necesita mucho para transformar las reuniones en las sesiones productivas que se supone deberían de ser. Para ello, siga estos seis consejos.
1. Evalúe sus metas. Antes de establecer una reunión, pregúntese si es realmente necesario. Es fácil quedar atrapado en una rutina de reuniones cada semana, pero dependiendo de la semana, es posible que las actualizaciones necesarias podrían proporcionarse de manera más eficiente con un e-mail o una llamada telefónica breve. También, asegúrese de dar a los participantes tiempo suficiente para preparar su aportación.
2. Enfóquese en la eficiencia. Si usted dirigirá la reunión, todos los ojos deben estar en usted. Organice los asientos para que todos los participantes lo vean de frente, así como a cualquier pantallas, pizarra u objetos que vaya a utilizar. Esto ayudará a eliminar las distracciones y hará más fácil que todos estén concentrados y pongan atención.
3. Pondere la exclusividad. A todo el mundo le gustaría sentirse incluido, pero, cuando se trata de juntas de trabajo, entre menos invitados, mejor. Cuando hay más participantes de lo estrictamente necesario, es muy común salirse del tema de la junta. Además, tenga en cuenta que por cada hora sentados en una reunión, es una hora que podría haberse utilizado en otras labores; como anfitrión, llame a la reunión a los elementos necesarios y a los encargados de tomar las decisiones.
4. Póngalo por escrito. Antes de llevar a cabo cualquier reunión, envíe una agenda por correo electrónico a los asistentes y tenga a la mano papel en blanco en la sala de reuniones. Un programa escrito asegura que los temas prioritarios sean los que se discuten. Incluya un objetivo de la reunión para que los participantes lo tengan siempre en mente y distribuya la cantidad específica de tiempo para cada tema del programa.
5. Comience y termine en el tiempo establecido. No espere a las personas que lleguen retrasadas para empezar la reunión. Las juntas de trabajo que comienzan y terminan a tiempo muestra respeto por sus colegas y su tiempo, y ayuda a establecer un precedente para el futuro. Si usted está invitado a una reunión, sea considerado y llegue a tiempo. Si el retraso es inevitable, avise tan pronto como sea posible para que el anfitrión pueda decidir si continúa sin usted o pospone la junta.
6. Haga un seguimiento. Una vez que concluya la reunión, distribuya copias en papel o minutas de las tareas pendientes. Las minutas no tienen que ser palabra por palabra, sino que deben incluir los temas y las tareas importantes. Este último, pero esencial a paso, elimina cualquier ambigüedad sobre las asignaciones y los próximos pasos, y se asegura de que todos estén en la misma «página», literalmente.
Con información de Boise Paper, a division of Packaging Corporation of America. Contenido cortesía de NAPS
