No se trata de problemas comunes con los compañeros, el personal o con el jefe, sino con todo tipo de documentos que se acumulan sin parar
Por Andreas Rivera
Aún en estos tiempos en que la tecnología ha simplificado muchas cosas, en muchas oficinas el uso de documentos y archivos digitales puede llegar a acumularse sin control. Uno de los problemas más comunes al respecto es cómo almacenar de forma segura y ordenada los documentos que debe tener a la mano.
Considere las diferentes formas en que Rubex de eFileCabinet le puede ayudar a solucionar los problemas comunes de oficina:
• Pilas de papel que abarrotan su escritorio (o escritorio). Tiene una cesta en su escritorio con la etiqueta «Tareas pendientes» llena de formularios, facturas, etc. que deben procesarse o archivarse. Es un trabajo sencillo de lograr, pero requiere mucho tiempo. Y no se limita al papel físico. Mucha gente también tiene carpetas de documentos en su computadora que contienen cientos de archivos desorganizados que deben ordenarse de manera compatible.
Es hora de optimizar ese ajetreado trabajo, y es posible con Rubex. Sin embargo, en lugar de clasificar manualmente sus documentos en el sistema, recurra a la automatización. Ya sea que esté manejando papeleo físico o archivos digitales, Zonal OCR es capaz de hacer la tarea de archivar exponencialmente más rápido.
• Procesos que toman demasiado tiempo. ¿Se retrasan muchas de sus tareas porque está esperando que otros hagan su parte? La comunicación y el flujo de trabajo eficientes son esenciales para realizar cualquier trabajo, y agregar automatización a la ecuación puede cambiar completamente la forma en que se logran las cosas. Las herramientas de flujo de trabajo intuitivas de Rubex pueden enviar documentos a las personas adecuadas y notificarles la tarea que deben completar.
• Demasiadas tareas repetitivas en el día. Si está a cargo de crear nuevos registros, ya sea para nuevos empleados, clientes o proyectos, puede ser frustrante y redundante tener que volver a crear la misma estructura de carpetas cada vez con todas las carpetas y archivos correspondientes.
Cuando usa plantillas con Rubex, no solo puede crear plantillas para su sistema de archivo, sino también agregar la configuración de seguridad necesaria que se aplicará cada vez que use la plantilla. También puede agregar archivos y formularios comunes que se copiarán cada vez que se use la plantilla.
• Preparación para una auditoría con archivos digitales. Las auditorías pueden conllevar fuertes multas y otras sanciones, por lo que a cualquier oficina le conviene asegurarse de que todos sus registros cumplan con los estándares. El trabajo de un auditor es sumergirse en los archivos de una organización para revisar los registros y asegurarse de que todo se contabilice y organice de acuerdo con los estándares especificados.
Entonces, ¿cómo funcionan las auditorías en Rubex? Fácilmente. Rubex permite cuentas de usuarios invitados ilimitadas. Puede crear una cuenta especializada para el auditor que le da acceso a todos los archivos pertinentes que necesitan para revisar y protege todos los demás datos.
Necesidad de transportar el papeleo fuera de la oficina. Si su trabajo implica que salga y trabaje fuera de la oficina, pero aún requiere acceso a ciertos documentos, es posible que se encuentre transportando una gran caja de archivos a donde quiera que viaje.
Para un acceso eficiente y seguro a sus documentos en cualquier lugar que necesite, el almacenamiento en la nube es imprescindible. Se puede acceder a Rubex desde cualquier dispositivo habilitado para Internet, compatible con una conexión asegurada con cifrado a nivel bancario.
Andreas Rivera es un escritor de tecnología con experiencia tanto en la revisión como en la comercialización de productos y servicios tecnológicos.
Para más información, visite www.efilecabinet.com
