Se espera que en los próximos meses el Departamento del Trabajo de Estados Unidos (DOL) finalice su propuesta sobre la regla del tiempo extra, y a pesar del hecho de que se espera que tenga un impacto significativo en las pequeñas y medianas empresas, 1 de cada 5 propietarios de negocios dicen no estar preparados para este cambio. Por tal motivo, la compañía Paychex, Inc. ofrece cinco recomendaciones que los dueños de negocio deben considerar ante la implementación de la nueva regla.
Pero antes es bueno conocer las bases de esta regla, que, tal como se propone, consiste en elevar el umbral semanal de sueldos para ejecutivos, administradores y oficinistas profesionales. De esta forma, la norma propuesta ampliará el número de empleados que son elegibles para recibir pago por tiempo extra, después de 40 horas en una semana de trabajo.
De aquellos propietarios que están al tanto de la regla y creen que van a ser al menos un poco afectados por su aplicación, el 53% dijo que afectará a los cambios de personal, tales como el ajuste de horarios de los empleados. Además, el 19% dijo que incurrirá en mayores gastos por el pago de horas extraordinarias.
«No cumplir con estas normas puede dar lugar a sanciones financieras costosas,» dice Martin Mucci, presidente y CEO de Paychex. «Por eso se recomienda trabajar con un asesor de confianza para navegar nuevas reglas como esta».
Cinco recomendaciones que los dueños de negocio deben tener en cuenta:
1. Analizar e identificar a los empleados. El primer paso es revisar y confirmar cómo están clasificados. Ciertos empleados no pueden verse afectados por los cambios. Lo más indicado es hacer la revisión con el departamento de recursos humanos de la empresa para identificar a los empleados exentos con sueldos por debajo o muy cerca del nuevo salario propuesto.
2. Determinar qué empleados harán la transición al segmento de los exentos. Una vez que haya confirmado el estado de exención de los empleados que probablemente serán afectados por la regla, tendrá que decidir cómo proceder. Los empleadores tienen dos opciones: (1) aumentar el nivel de salario para mantener el estatus de exención, o (2) el empleado de transición al estado de no exento.
3. Actualizar las políticas del tiempo laborable. Si tiene empleados que pasarán de exentos a no exentos, tendrá que empezar a registrar todo el tiempo trabajado por estos empleados, incluyendo las horas extraordinarias. Si esto significa una tarea complicada, podría requerir utilizar un método alternativo de seguimiento, como un programa de cómputo para registrar horas trabajadas y asistencia.
4. Desarrollar procedimientos de formación. Una vez que las políticas de mantenimiento de registros y las horas extraordinarias se hayan actualizado, capacite al personal apropiado para que sepan cómo deben funcionar estas nuevas reglas. Esto incluye también a supervisores, gerentes y empleados que hayan sido afectados por el cambio.
5. Crear y ejecutar un plan de comunicación. Se espera que la nueva regla de pago de horas extras afecte a un número significativo de empresas este año. Para combatir las preguntas o inquietudes que lleguen a surgir, lo mejor es desarrollar un plan de comunicación para anunciar los cambios internos. El plan debe incluir los procedimientos para la presentación de informes de horas trabajadas, así como cuándo y dónde se va a comunicar el cambio a los supervisores, gerentes y empleados.
Elija el método que mejor se adapte a su negocio, siempre y cuando el mensaje general sea consistente y sirva para reducir posibles problemas y confusiones en el futuro.
Para más información, visite Paychex.com
