Muchos empleados probablemente gimen y se quejan cuando ven que el jefe ha programado otra junta. Pero Cameron Herold, un experto en el desarrollo de negocios (www.DoubleDoubleBook.com), insiste en que no tiene por qué ser así.
«Las juntas de trabajo no son terribles», dice Herold. «Simplemente somos terribles en la forma en cómo las llevamos a cabo”.
El experto dice que las empresas pueden hacer un mejor uso del tiempo en las reuniones, así como mejorar la moral y la productividad de los empleados en el proceso, si siguen cinco pasos sencillos.
1. Prepare una agenda. Las juntas de trabajo que no cuentan con una agenda clara tienden a salirse del tema fácilmente. También incluyen a menudo a personas que no deberían estar allí. El programa puede ser corto, pero debe incluir el propósito principal de la reunión, los posibles resultados y los puntos de acción que se deben tratar.
2. Determine el estilo de la junta. Básicamente, hay tres estilos de reuniones: para compartir información, para discutir temas de creatividad y para tomar decisiones por consenso.
En la primera la información fluye en una sola dirección: los empleados tienen algo que decirle al líder o los jefes tienen algo que comunicar a los empleados.
Las de creatividad son para dar rienda suelta a las ideas. Allí los participantes ofrecen distintas ideas y las decisiones se toman en una fecha posterior.
Las juntas de decisiones por consenso se llevan a cabo cuando se necesita tomar alguna decisión importante. Herold advierte que éstas pueden volverse irritables, pero al final los participantes tienen que llegar a un consenso. «Cuando haya terminado la junta, dele vuelta a la página, no continúe la discusión fuera de la reunión», agregó.
3. Comience a tiempo y termine temprano. Si se programó la reunión para las 10 de la mañana, comiéncela a las 10 en punto. «Esto demuestra respeto por el tiempo de la gente y por la seriedad de la compañía», dice Herold. «Si no puede iniciar una reunión a tiempo, ¿por qué habría de ser diferente para todo lo demás que está pasando en la empresa?» Termine la reunión cinco minutos antes. Eso le da a la gente tiempo para tomar una taza de café, consultar su correo electrónico, ir al baño o charlar con los colegas antes de su próxima junta.
4. Fomente la comunicación útil. Algunas personas hablan mucho en todas las juntas de trabajo. Otras raramente abren la boca. Para que una junta tenga éxito, todos deben estar comprometidos con su participación. Asegúrese de que la gente no se distraiga respondiendo a correos electrónicos en sus teléfonos o computadoras portátiles.
5. Conozca su rol. Cada reunión debe tener un conductor, alguien que controle el tiempo, los participantes y un cerrador. El conductor anuncia el tipo de reunión que corresponde. El que controla el tiempo hace que cada uno respete los minutos asignados para hablar. Los participantes no deben ser observadores pasivos, tienen que llegar preparados para contribuir y permanecer atentos durante toda la reunión.
Con información de News and Experts
