La mayoría de las empresas reconocen que la colaboración de los empleados es un factor clave para lograr una productividad eficiente. Sin embargo, muchas de estas empresas no están configuradas correctamente para sacar el mayor provecho de uno de sus mejores herramientas para la promoción de la colaboración: la tecnología, dice Mayur Ramgir (www.mayurramgir.com), fundador y CEO de Zonopact Inc.
«Un departamento tiene la información de los clientes almacenada en un lugar en particular, pero otros departamentos o bien no tienen acceso a ella o no puede encontrarla fácilmente. Esto frena, mas que promover, la colaboración», dice Ramgir.
Si bien puede haber razones para limitar el acceso a algunos datos, los líderes de negocios deben entender que están perdiendo medios eficaces para dejar que la tecnología fomente el trabajo en equipo en la compañía.
«Los empleados se sienten frustrados si hay un archivo que necesitan, pero tienen que pasar mucho tiempo buscando a través de un sistema desorganizado para localizarlo», dice el experto. “Cuando se utiliza de la manera correcta, sin embargo, la tecnología ayuda a fortalecer los canales de comunicación existentes e identificar nuevas oportunidades de colaboración”, agrega.
Ramgir señala que existen varias formas en que la tecnología puede ayudar a las empresas a mejorar el trabajo en equipo. Algunos son:
1. El correo electrónico y las videoconferencias. Estas son las dos formas más básicas en que la tecnología se puede utilizar. Son especialmente útiles cuando los empleados que necesitan trabajar juntos se encuentran dispersos en lugares distantes. A veces se critica el uso del correo electrónico cuando lo mejor sería tener una conversación cara a cara. Pero el correo electrónico también es una manera eficiente de compartir rápidamente información importante con varios compañeros de trabajo al mismo tiempo. La videoconferencia, como Skype, es especialmente útil cuando existe una información visual que tiene que ser compartida, como por ejemplo la demostración de un nuevo producto.
2. Grupos de trabajo centralizados. Incluso el correo electrónico y el Skype tienen limitaciones, sobre todo cuando se trata de diferentes departamentos dentro de una empresa, dice Ramgir. El desarrollo de grupos centralizados para hacer más fácil el intercambio de información del cliente puede mejorar en gran medida la comunicación y la colaboración, indica Ramgir. Con la tecnología adecuada, los equipos pueden intercambiar o compartir ideas, crear y gestionar proyectos, y dividir las tareas y actividades.
3. Cursos de capacitación en línea. El trabajo en equipo requiere que todo el mundo entienda su función y los objetivos de la empresa, lo que significa que la capacitación de los empleados es esencial. Pero dar a los empleados un manual largo y aburrido puede no ser la mejor manera de lograr ese objetivo. Es posible que no lo lea. Incluso si lo hacen, no pueden recordar gran parte de lo que leen. Más eficaz, dice el experto, es hacer uso de los cursos de capacitación en línea que son interactivos, donde los empleados participen.
«Al utilizar la tecnología para mejorar el trabajo en equipo, es muy probable que veamos un aumento en la productividad, el rendimiento y la rentabilidad en el negocio», concluyó el especialista.
Con información de News and Experts
