El formulario I-9 es un requisito de inmigración que pone el foco sobre empleadores y empleados.
Si es dueño de una empresa o maneja un negocio, cumplir con la ley es importante para su éxito y la conservación de empleados, por lo que el control de inmigración es inevitable.
Debe tomar los pasos necesarios para protegerse a sí mismo, a la compañía y a sus empleados. Pero lo más importante es que cumpla con las leyes estatales y federales al contratar nuevo personal. Por esta razón, el Gobierno está haciendo un gran esfuerzo para penalizar a las compañías que pasan por alto o no llevan a cabo control de inmigración al contratar nuevos empleados.
Todos los empleadores en los Estados Unidos deben llenar y archivar una copia del Formulario I-9 por cada empleado que contraten en el país. Al llenar este formulario, el empleador debe verificar los documentos de identificación al igual que la elegibilidad para trabajar de cada empleado y así poder determinar si los documentos son auténticos y cumplen con los requisitos especificados en el Formulario I-9. La lista de documentos aceptados se encuentra en la última página del formulario.
A principios de este año, el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS por sus siglas en inglés) puso en efecto el nuevo Formulario I-9 ((Rev. 02/02/09) N) para verificar el estado legal de cada nuevo empleado. El propósito es documentar que cada empleado (sin importar si es ciudadano o no) contratado después del 6 de noviembre de 1986, esté autorizado para trabajar en los Estados Unidos.
La revisión del Formulario I-9 refleja el cambio en la lista de documentos aceptados de acuerdo a la regla provisional del Departamento de Seguridad Nacional (DHS por sus siglas en inglés). Esta regla amplía el esfuerzo del DHS para mejorar la seguridad del proceso de verificación de autorización para trabajar en este país.
No existe ningún costo por llenar el Formulario I-9. El formulario no se entrega al USCIS o alguna agencia gubernamental, sino que el empleador debe archivarlo por tres años después de contratar a un empleado o por un año después de que un empleado deje de trabajar en la compañía, cualquiera que sea el caso. El formulario debe estar disponible para ser examinado por oficiales autorizados por el gobierno de los Estados Unidos.
Las compañías que no utilicen el nuevo formulario recibirán una multa o penalización. Desafortunadamente, hay varias organizaciones en los Estados Unidos que cometen pequeños errores y sufren serias consecuencias. ¿Está seguro de que su compañía cumple con el control de inmigración? Si no es así, corre el riesgo de ser multado por violar la ley. A continuación proveemos información básica para ayudarle a completar el Formulario I-9 de forma correcta, reunir los documentos necesarios y cumplir con los requisitos de archivo de expedientes para cada empleado.
El Formulario I-9 se divide en tres secciones. La Sección 1 debe ser llenada por la persona que va ser contratada, o en otras palabras, durante el primer paso de la contratación.
El empleador debe llenar la Sección 2. Esto se lleva a cabo verificando los documentos de identificación y autorización para trabajar dentro de 3 días laborales después de la fecha de contratación. El formulario incluye varias listas de documentos, que se pueden utilizar para verificar la identidad y autorización para trabajar. La lista A incluye documentos que verifican la identidad y autorización para trabajar. La lista B incluye documentos que sólo verifican la identidad. La lista C incluye documentos que sólo verifican la autorización para trabajar. Cada persona debe proveer un documento enumerado en la lista A o un documento enumerado en la lista B junto con otro en la lista C al aplicar para un empleo. En la Sección 2, se debe incluir el nombre, el número de identificación, fecha de expiración y la agencia o departamento que expidió el documento.
Los empleadores deben completar la Sección 3 al actualizar o revisar el Formulario I-9. Si se debe revisar los expedientes de un empleado por vencimiento de fecha en los documentos, el empleador debe cerciorarse de utilizar el Formulario I-9 y la lista de documentos aceptados. No se puede reverificar los documentos de un empleado completando la Sección 3 de un Formulario I-9 que ya ha sido llenado. Se debe reverificar la autorización de trabajo de cada empleado en o antes de la fecha de expiración indicada en la Sección 1. El empleador no podrá especificar qué documentos aceptará de un empleado.
Con respecto a la autenticidad de los documentos de un empleado, el empleador debe examinar los documentos y si determina que son auténticos y pertenecen a la persona que los presenta, debe aceptarlos. Si no lo hace, puede cometer una práctica injusta relacionada al empleo de inmigrantes. En caso de que los documentos no parezcan auténticos o no pertenezcan a la persona que los presenta, éstos no deben ser aceptados.
Por último, debe recordar que sólo tiene que completar la versión revisada del Formulario I-9 ((Rev. 02/02/09) N) para sus nuevos empleados. No debe llenar este formulario para empleados actuales. Sin embargo, debe llenar el Formulario I-9 al reverificar los documentos con fechas vencidas de un empleado.
Esta información se provee sólo como referencia. Como siempre, le recomendamos que consulte a un abogado especializado para que le ayude a decidir qué tipo de titularidad se acopla mejor a sus metas. Recuerde que cada decisión legal que usted tome puede afectar su futuro y el de su familia.
Cristina Pérez es una abogada de inmigración de prestigio y un personaje mediático reconocido internacionalmente. También es fundadora de Pérez González, un bufete de abogados especializado e proporcionar consejería profesional en derecho civil, leyes de inmigración y leyes que involucran a negocios.
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