Consejos para aprovechar al máximo las reuniones en línea

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laptop con videoconferencia por zoom

No todas las personas se han adaptado a trabajar desde casa pero hay formas de mejorar el trabajo remoto al tener más control con las reuniones en línea

Los empleados a distancia tienen más distracciones en casa y algunos pueden tener más dificultades para concentrarse durante las reuniones en línea. Persisten preguntas tales como: ¿Puede la videoconferencia ser tan efectiva como la comunicación en persona? ¿La cultura y la producción en el lugar de trabajo sufrirán una falta de interacción humana tradicional?

“Muchas empresas y empleados no estaban preparados para este importante cambio de vida”, dice Cynthia Spraggs (www.virtira.com), una veterana en el trabajo a distancia y directora ejecutiva de Virtira, una empresa que ayuda a otras empresas a trabajar de forma virtual.

Algunos consejos para aprovechar al máximo las reuniones en línea:

Haga más flexible el tiempo de las reuniones virtuales. “Puedo decirle que el máximo que cualquiera debe estar en una reunión en línea es de cuatro horas”, dice Spraggs. “Dos horas es mucho mejor para un máximo. Cuando toman más tiempo, sus participantes experimentarán una fatiga muscular y ocular significativa, sin mencionar que se sentirán tentados por las increíbles distracciones que conlleva trabajar de forma remota“. 

Proteste por las reuniones sin sentido. “Esto incluye invitar a una gran cantidad de personas a una reunión que no necesitan estar allí”, dice la experta. “No quite valiosas partes del tiempo de trabajo a los miembros del equipo para una reunión en la que no necesitan estar”. 

Trate las reuniones como discusiones sobre contratos. La especialista señala que en el pasado, las reuniones informales en una oficina física a veces permitían a los empleados brillar frente a sus jefes. “Pero las reuniones en línea sin ningún sentido real no llevan a nadie a ninguna parte”, dice. “Para lograr algo sustancial, establezca una agenda sólida y apéguese a ella. Obtenga opiniones de todos. Para los introvertidos que no se sienten cómodos compartiendo, considere implementar formularios de entrada anónimos. Se sorprenderá de cómo aumenta la participación. Al igual que un contrato, debe documentar lo que decidió el equipo y cuáles son las prioridades. Póngalas en las actas de la reunión, distribúyelos y haga un seguimiento”. 

No se distraiga. “Entrénese para reducir las distracciones y mejorar la productividad”, dice Spraggs. “Apague el teléfono y las notificaciones. De lo contrario, alguien le preguntará algo y habrá ese aire muerto mientras todos esperan que responda”.

Con información de News and Experts

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